500人規模の全社イベントをオンライン開催しました!

2021.02.17

先日、48回目となる全社イベント、プログレス・カンファレンスをオンラインで開催しました。普段はそれぞれのプロジェクト先で働いている社員が一堂に会する貴重な機会です。毎年2〜3回開催しているこの定期イベント。今回、コロナ禍のため初のオンライン開催に挑戦しました。

当社の社員は500人を超えます。果たして成立するのか?参加者の皆さんに楽しんでもらえるのか?実施にあたっての課題や不安は多かったのですが、結果的には大成功でした!

今までにないオンラインイベント体験を。当日のタイムテーブル

今回のカンファレンスは2部構成で進行しました。前半は会社からの報告・共有と社員表彰、後半は懇親会です。500人規模・初のオンラインイベント、自社だけで全てを運営するのは難しいと判断し、演出と進行のサポートを音楽座ミュージカルさんにお願いしました。音楽座さんは社員研修でお世話になったことがあり、昨年からリモートでの社員交流イベントの運営サポートもされているとのことで、企画段階から協力いただきました。

第1部 13:00 – 15:15

  1. オンラインでの開催にあたってのガイダンス
  2. 今年度の事業進捗とこれからのPTについて
  3. エンプロイー・ファーストの取り組み(制度変更など)
  4. 次世代ものづくり/最先端デジタル開発プロジェクト
  5. 社員表彰 Person of the Year

第2部 15:25 – 17:10

  1. 新卒社員紹介
  2. 懇親会(第1ラウンド: 所属チームごと、第2ラウンド: 入社時期でチーム編成)

満足度90%超え!参加者の感想

社員のみなさんからいただいたフィードバックの一部をご紹介します。

  • 正直言って、Zoomでの実施は難しいのではないか?と考えておりましたが、良い意味で予想を裏切られました。ビデオチャットだけでもこれだけのことができるのか!と思いました。
  • コロナや緊急事態宣言の中、オンラインで非常に良かったと思います。今後も、直接行くのが難しい場合などある際は、オンライン参加も可であると、大変嬉しく思います。
  • こういう形でもカンファレンスができるんだ、と思いました。音楽座の方の進行も楽しかったです。スマホだと資料の字が小さくて見えづらかったですね。
  • 例年とは異なり、オンラインでの開催ということで運営される方々も大変だったと思いますが大きなトラブルもなく終了出来て大満足です。個人的に気になっていた、家賃補助関連の新しい情報を聞くことができ、今後の人生設計の参考になりました。
  • MCのたまさん等がとてもスマートに進めてくださるなど、いつも以上にイベント感があり、ハプニングも楽しめました。
  • Zoomカンファレンスは、会場で見るより非常に見やすくて良かった。懇親会はチーム内、同期との交流時間が短かかった。
  • 配信の画質が少し荒く、資料など読みにくいところがありましたので、通信容量との兼ねあいもあるかもしれませんがZoomの画質を上げる、もしくは開始後でもよいので資料を配布いただくなどが良いかもしれません。

オンラインでも一体感を作れる!

今回、オンラインでの報告や説明が予想よりも好評だったことは意外でした。ずっと画面を見ているだけでは退屈かなと心配していたのですが、500名収容の大会場での実施よりも、発表者の顔が見え、説明資料も近くで見やすい、という点をメリットに感じてもらえました。

また、オンラインならではの演出・進行をした社員表彰を「楽しかった!」と言ってくださる方が多かったです。表彰は、6名の受賞者をお一人ずつ発表、お客さまからいただいたビデオレターを放映し、最後に受賞インタビュー、という流れで実施しました。受賞された皆さんの表情がよくわかるのは、オンライン開催の良いところだなと思います。

社員表彰 Person of the Year

懇親会はブレイクアウトルームを使い、所属チーム、入社時期の近い人、と組み合わせを替えて実施しました。自宅からの参加ならではのコミュニケーションゲームに取り組んでもらったり、新卒入社エンジニア考案の謎解きに挑戦してもらったり。最後はメインルームに戻って、プログレス・テクノロジーズの歴史を振り返りながらのゲームを実施し、創業16年めとなる2021年も、会社のモットーである「挑戦」を続けていこう!と締めくくりました。

PTの歩みを振り返るオリジナルゲーム(音楽座ミュージカルさん協力のもと制作)

途中、トラブルはありました。第1部、制度変更説明の際に発表者のZoomがフリーズしてしまうという、運営メンバーが凍りつくレベルのものが。発表者にネットワークトラブルがあってはならぬと有線LANで接続していたのですが、ハード側に問題が生じてしまいました。急遽、バックアップで接続しておいたPCに替えて事なきを得ましたが、この対応中(運営メンバーには永遠に感じられる時間)、音楽座さんが「オンラインちょっといい話」と題して場をつないでくださいました。参加者からのコメントにありましたが、トラブルではなく「ハプニング」と捉えてもらえたのは、音楽座さんの対応力のおかげです。また、運営側もトラブル発生時のバックアップ体制を取れていた、と自分たちを褒めていいと思います。ものすごくポジティブに見れば、こういうハプニングも、録画配信では得られない「一体感」のひとつと言えるかもしれません。

全体を振り返って、500人規模でもオンライン開催で楽しんでもらえる、録画配信ではなく一堂に会する意味を感じてもらえる、と実証できたのは大きな成果でした。全員が一箇所に集まってのイベント開催が難しい状況はまだ続くでしょうから、リアル/オンライン/ハイブリッドと、状況に合わせた方法で開催していきたいと思います。